So verwaltest du Stundenkarten in StalliQ: Gehe zu Verwaltung → Kontingente. Erstelle Kartentypen mit Pferdtyp (Schulpferd / Eigenes / Beides), weise Mitgliedern Karten zu und verwalte Gültigkeit, Saldo, Kartenverkäufe und Stornos. Pro Reitstunde können mehrere passende Kartentypen verknüpft werden - StalliQ filtert beim Buchen automatisch nach Pferdtyp und Restguthaben. Verkäufe fließen in die Finanz-Übersicht; Stornos und Refunds werden buchhalterisch sauber als negative Gegen-Buchung erfasst.
Wie erstelle ich einen Kartentyp?
Gehe zu Verwaltung → Kontingente und tippe auf "Typ hinzufügen":
- Bezeichnung - z.B. "10er Karte Gruppenunterricht Schulpferd", "5er Karte Einzelstunde Eigenes Pferd", "Monats-Abo Beide"
- Pferdtyp - Schulpferd (nur für Buchungen mit Schulpferd), Eigenes Pferd (nur für eigene Pferde) oder Beides (universell). Bestimmt, in welchen Buchungs-Pickern die Karte erscheint
- Anzahl Stunden - Wie viele Einheiten die Karte enthält (z.B. 10)
- Gültigkeitsdauer (Tage) - Optional: Nach wie vielen Tagen die Karte abläuft (leer = unbegrenzt)
- Preis - Optional: Verkaufspreis der Karte
- Monatsabo - Toggle: Wenn aktiviert, wird das Kontingent automatisch am gewählten Tag des Monats auf die volle Anzahl aufgefüllt. Ideal für monatliche Flatrates (z.B. "4 Stunden pro Monat" die sich jeden 1. automatisch erneuern)
Tippe auf "Speichern". Der Kartentyp steht ab sofort zur Zuweisung und zur Verknüpfung mit Reitstunden bereit.
Wie verknüpfe ich Kartentypen mit Reitstunden?
Beim Anlegen oder Bearbeiten einer Reitstunde (siehe Stundenplan) findest du die Liste "Akzeptierte Stundenkarten" - tippe auf jeden Typ, den du erlauben willst (Multi-Select). Wichtig: Eine Stunde mit nur Karten ohne Schulpferd-Pferdtyp lässt nur Eigen-Pferd-Buchungen zu - umgekehrt analog. Erlaube auch passende Bar-Preise, wenn beide Zahlungswege funktionieren sollen.
Wie weise ich einem Mitglied eine Stundenkarte zu?
Gehe zu Verwaltung → Mitglieder, tippe auf das Mitglied und scrolle zum Bereich "Stundenkarten". Tippe auf "Neue Stundenkarte zuweisen":
- Kartentyp wählen - Wähle den gewünschten Typ aus der Liste
- Anzahl (optional) - Überschreibe die Standard-Anzahl falls nötig
- Zahlungsart - Bei kostenpflichtigen Karten: Bar, Überweisung, EC-Karte oder Sonstige
Tippe auf "Stundenkarte zuweisen". Das Mitglied sieht die Karte sofort in seinem Stall-Tab unter "Meine Stundenkarten". Der Verkauf erscheint in der Finanz-Übersicht mit fortlaufender Belegnummer.
Wie storniere ich einen Kartenverkauf?
Hat sich ein Verkauf als Fehler erwiesen (z.B. falscher Kartentyp, falsches Mitglied), öffne den Eintrag in der Finanz-Übersicht (Statistiken → Finanzen-Tab) und wähle "Stornieren":
- Pflicht-Grund eingeben (Freitext, z.B. "Falscher Kartentyp, ersetzt durch korrekte Karte")
- Bestätigen
StalliQ entfernt die ausgehändigten Einheiten aus dem Mitglieds-Konto und erzeugt einen negativen Gegen-Eintrag in der Finanzübersicht. Der ursprüngliche Verkauf bleibt sichtbar, gekennzeichnet als "storniert". Belegnummern-Reihe bleibt lückenlos.
Achtung: Sind bereits Einheiten verbraucht (Restguthaben < Original-Anzahl), wirft StalliQ "Karte teilweise verbraucht". Du musst dann zuerst die betroffenen Buchungen rückgängig machen (Anwesenheit auf "Entschuldigt" setzen) und kannst dann erst die Karte stornieren.
Wie verlängere ich die Gültigkeit?
Einzelne Karte: Öffne die Karte des Mitglieds und tippe auf "Gültigkeit verlängern". Wähle die Anzahl der Tage (Schnellauswahl: 7, 14, 30 Tage) und optional einen Grund.
Alle Karten stallweit: Im Kontingente-Bereich findest du den Button "Alle Karten verlängern". Damit verlängerst du die Gültigkeit aller aktiven Stundenkarten im Stall auf einmal - z.B. bei einer Weihnachtspause oder Stallurlaub.
Wie passe ich den Saldo an?
Falls ein Abzug korrigiert werden muss, öffne die Karte des Mitglieds und tippe auf "Anpassen". Du kannst Einheiten gutschreiben oder abziehen. Jede Anpassung wird im Audit-Log protokolliert. Bei manuellen Änderungen erhält das Mitglied automatisch eine Push-Benachrichtigung.
Wie setze ich einen Negativsaldo zurück?
Mitglieder können auch in den Negativsaldo gebucht haben (z.B. "−2 im Minus"). Sobald geklärt ist, wie diese Einheiten beglichen wurden (z.B. extra bar bezahlt), tippe auf "Auf 0 setzen" in der Karte. StalliQ fragt einen Pflicht-Grund ab (z.B. "manuell bezahlt"). Der Saldo springt auf 0; im Audit-Log und in der Karten-Historie steht der Reset mit Begründung.
Eine Liste aller Karten im Minus findest du im Tab "Karten im Minus" unter Verwaltung → Forderungen.
Wie sehe ich den Verbrauch?
Pro Mitglied siehst du:
- Fortschrittsbalken - Visuell: Grün (über 30%), Gelb (unter 30%), Rot (negativ)
- Restguthaben - z.B. "8 von 10 übrig"
- Reservierungen - z.B. "2 reserviert" wenn Buchungen für zukünftige Stunden bereits diese Karte gewählt haben
- Ablaufdatum - Oder "Unbegrenzt gültig"
- Aktiv / Abgelaufen - Abgelaufene Karten werden ausgegraut
Wie funktioniert die Abrechnungsübersicht?
Wenn du bei Kartentypen einen Preis hinterlegt hast, erfasst StalliQ bei jeder Kartenzuweisung die Zahlungsart (Bar, Überweisung, EC-Karte oder Sonstige) und erstellt automatisch eine Belegnummer. Die gesamte Finanzübersicht findest du in der Stall-Statistik unter dem Finanzen-Tab:
- Gesamteinnahmen - Summe aller verkauften Stundenkarten und Bar-Stunden im gewählten Zeitraum (Refunds + Cancellations werden gegengerechnet)
- Karten verkauft - Anzahl der zugewiesenen Karten
- Aufschlüsselung nach Zahlungsart - Wie viel per Bar, Überweisung, EC-Karte
- Verkaufsliste - Jeder Verkauf mit Belegnummer, Datum, Mitgliedername, Betrag, Kartentyp und Zahlungsart. Refunds erscheinen rot mit Minus + Grund; Stornos mit 0 € + Badge
- PDF- und CSV-Export - Einnahmenübersicht als PDF oder CSV exportieren
Kleinunternehmerregelung (§19 UStG): Falls du als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweist, aktiviere die Option unter Verwaltung → Einstellungen → "Kleinunternehmerregelung". Die Steuerrate wird dann auf 0% gesetzt und der Hinweis "Kein Ausweis der Umsatzsteuer gemäß §19 UStG" erscheint auf den Belegen.
Wie sehe ich die Buchungshistorie eines Mitglieds?
Tippe auf die Stundenkarte eines Mitglieds. Der Detailbildschirm zeigt die vollständige Transaktionshistorie:
- Reitstunde besucht - Welche Stunde, wann, automatischer Abzug
- Entschuldigt - Kein Abzug, Grund vermerkt
- Spätstornierung - Abzug trotz Stornierung
- Manuelle Gutschrift - Von dir hinzugefügt, mit Notiz
- Manuelle Lastschrift - Von dir abgezogen, mit Notiz
- Karte gekauft - Kaufdatum, Betrag, Zahlungsart, Belegnummer
- Karte storniert (Refund) - Pflicht-Grund, negativer Eintrag in Finanzübersicht
- Saldo auf 0 gesetzt - Pflicht-Grund
Jede Transaktion zeigt Datum, Grund, Betrag (+/−) und wer die Aktion durchgeführt hat. Bei manuellen Änderungen erhält das Mitglied eine Push-Benachrichtigung.
Häufige Fragen
Können Mitglieder in StalliQ mit negativem Saldo weiterbuchen?
Ja. StalliQ erlaubt Negativsalden - das Mitglied kann weiterhin Stunden buchen, auch wenn das Kontingent aufgebraucht ist. Du siehst den negativen Saldo in der Mitgliederübersicht und in der Admin-Liste "Karten im Minus" unter Verwaltung → Forderungen.
Wie funktioniert der Abzug bei Stundenkarten in StalliQ?
Automatisch basierend auf der Anwesenheitserfassung. Abzug bei: anwesend, abwesend ohne Entschuldigung, Spätstornierung. Kein Abzug bei: entschuldigt abwesend. Wenn du den Status änderst (z.B. von "Abwesend" auf "Entschuldigt"), wird der Abzug automatisch rückgängig gemacht.
Kann ich in StalliQ Stundenkarten mit bestimmten Reitstunden verknüpfen?
Ja. Bei jeder Reitstunde wählst du im Feld "Akzeptierte Stundenkarten" gezielt aus, welche Kartentypen gültig sind. So kannst du z.B. eine "10er Karte Gruppenunterricht" nur für Gruppen-Stunden zulassen und für Einzelstunden eine separate "5er Karte Einzel" anbieten.
Kann eine einzelne Reitstunde mehrere Kartentypen akzeptieren?
Ja, mehrere Karten gleichzeitig. Beim Buchen filtert StalliQ nach Pferdtyp des Schülers und zeigt nur passende Karten mit Restguthaben im Picker. So kannst du in derselben Stunde Schulpferd-Reiter und Eigen-Pferd-Reiter mit unterschiedlichen Karten bedienen.
Was passiert, wenn ich einen Kartentyp lösche?
Bereits ausgegebene Karten bleiben bestehen und werden weiter genutzt. Der Typ verschwindet nur aus der Auswahl-Liste für neue Verkäufe und für die Stunden-Konfiguration. Reitstunden, die diesen Typ akzeptiert haben, prüfen die Karte weiter normal.